Nur ganzheitliches Projekt-Management garantiert den Erfolg

Projekte sind so vielfältig wie das Leben und die Menschen, die in ihnen arbeiten. Dennoch haben sie alle einen ganz bestimmten gemeinsamen Nenner: sie sind einmalig und fast immer wird die Zeit eng gegen das Ende. Deshalb erstaunt es wohl kaum, dass die häufigsten Gründe für Erfolg und Misserfolg eines Projektes immer wieder die gleichen sind. Meine langjährigen Erfahrungen mit diesen Faktoren möchte ich mit meinen Lesern teilen.

Menschen realisieren Projekte mit Hilfe von Tools und nicht umgekehrt. Deshalb sind die sozialen Aspekte für den Erfolg von Projekten meistens weit wichtiger als technologische. Die meisten Menschen wollen geführt werden – wenn auch zum Teil ganz unterschiedlich. Dies ist auch notwendig, wenn alle das gleiche Ziel auf einem gemeinsamen Weg erreichen sollen. Führung ist dabei nicht als Befehlsgewalt sondern vielmehr als Fokussierung auf das Ziel, Schaffung von hilfreichen Strukturen und Befähigung zu verstehen.

Pragmatismus und Effizienz

Im hektischen Projektalltag ist Effizienz gefragt. Daher ist auch ein Projektleiter bestrebt, sich „pragmatisch“ auf die (vermeintlich) wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel) ist eine statistische Erkenntnis. Als Handlungsmaxime ist es jedoch nur in wenigen Fällen geeignet, denn schliesslich würde niemand aus Effizienzgründen auf die Idee kommen, sich nur zu 80% die Krawatte zu binden oder die Nase zu putzen. Oder würden Sie es akzeptieren, von Ihrem Lieferanten auch nur zu 80% zufrieden gestellt zu werden, damit dieser nur 20% des Aufwands leisten muss? Projekte laufen leider oft schief, weil sie mit nur 20% Aufwand zu 80% geleitet werden in der Hoffnung, 80% des Aufwandes einsparen und so die Gesamteffizienz steigern zu können. Die dadurch verursachten Fehler- und Folgekosten übersteigen das vermeintliche Einsparungspotential erfahrungsgemäss bei weitem.

Effizienz entsteht in Projekten durch sorgfältige Planung sowie die Vermeidung von Reibungsverlusten an Schnittstellen und von Nachbesserungen. Die beiden Zauberworte dazu heissen Koordination und Kommunikation, wobei bei letzterem die soziale Kompetenz eine Schlüsselrolle spielt.

Rahmenbedingungen für den Projekterfolg

Die wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Projekte sind:

• Alle Beteiligten tragen die gemeinsamen Projektziele mit grosser Motivation, haben ein gemeinsames Verständnis für den Lösungsweg entwickelt und begegnen sich gegenseitig mit Respekt.
• Die Ziele und Anforderungen sind klar (d.h. für alle Beteiligten verständlich) und vollständig, aber nur so detailliert als nötig dokumentiert und ändern sich weder grundsätzlich noch ständig. Auf sich ändernde Anforderungen und Rahmenbedinungen kann innert nützlicher Frist mit genügendem Handlungsfreiraum reagiert werden. Die nötigen Entscheidungen werden rasch (d.h. innert nützlicher Frist) gefällt.
• Die erforderlichen Ressourcen und Sachmittel stehen während der gesamten Projektdauer rechtzeitig zur Verfügung und können vom Projektteam im Rahmen der festgelegten Regeln frei eingesetzt werden.
• Die benötigten Skills sind für alle Schlüsselrollen vorhanden. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind klar definiert und werden von allen Mitgliedern akzeptiert. Für jede Schlüsselrolle gibt es eine Backup-Person.
• Sowohl alle externen als auch internen Abhängigkeiten sind bekannt und werden auf ein Minimum reduziert. Dadurch wird eine wesentlich höhere Planungsqualität und damit auch eine bessere Termintreue möglich.
• Die Qualitätssicherung ist risikobasiert. Fehler werden vermieden, bevor sie entstehen. Für die wichtigsten Risiken sind die Massnahmen definiert und vorbereitet bzw. bereits eingeleitet.
• Und nicht zuletzt sollte der Projektleiter natürlich sein Handwerk beherrschen.